Lead time en hoteles: qué es, cómo se calcula y por qué importa

El lead time en hoteles es el número de días que pasan entre el momento en que un huésped confirma su reserva y su fecha de llegada. Es un KPI de revenue management que te dice con cuánta antelación reservan tus clientes y te ayuda a anticipar la demanda, planificar recursos y ajustar tus precios en el momento adecuado.

Si eres revenue manager, una de tus funciones principales es entender y anticipar el comportamiento del cliente para tomar las decisiones estratégicas correctas y optimizar tus precios. Es la vía más eficaz para aumentar los ingresos del hotel. Una parte depende de la intuición, pero también necesitas apoyarte en los datos adecuados, y por eso es tan importante contar con buenos análisis de rendimiento. Los KPI evidentes que debes seguir son el RevPAR y la tasa de ocupación, pero el lead time es igual de importante.

¿Qué es exactamente el lead time y cómo se calcula? ¿Por qué es tan importante hacerle seguimiento? Te lo contamos.

¿Qué es el lead time?

El lead time es un KPI de revenue management muy potente que aporta información valiosa sobre el comportamiento de tus clientes. En esencia, es la fórmula que mide el tiempo que transcurre entre que un huésped confirma una reserva en tu hotel y su fecha de llegada. Como revenue manager, tu objetivo es optimizar el lead time, porque hacerlo puede traducirse en un aumento significativo de los ingresos.

Un lead time más largo te ayuda a anticipar ingresos y optimizar el coste de los recursos, porque cada departamento del hotel dispone de tiempo suficiente para preparar la llegada del huésped. Por ejemplo, la cocina puede comprar suministros y planificar menús con antelación, y el departamento de pisos puede asegurarse de tener personal suficiente en los periodos de más actividad (y, al revés, reducir turnos en los periodos que se prevén tranquilos). También puedes planificar promociones y ajustes de precio si sabes que determinadas fechas van a estar flojas, y subir la ocupación con antelación.

Aun así, no se trata simplemente de buscar el lead time más largo posible. Si es demasiado largo, puede indicar un problema en tu estrategia de precios. Por ejemplo, si llenas habitaciones mucho más rápido que tus competidores, es posible que tus precios estén por debajo del valor de mercado.

Optimizar el lead time consiste en entender los matices de tu ventana de reserva y encontrar el equilibrio adecuado, teniendo en cuenta también tu tasa de cancelación y tu tasa de no-shows.

¿Cómo se calcula el lead time?

Calcular el lead time es sencillo. Solo tienes que contar los días que hay entre la fecha en que el huésped hace la reserva y su fecha real de llegada.

Lead time = fecha de llegada − fecha de reserva (en días)

Por ejemplo, si un huésped reserva el 1 de agosto y llega el 15 de agosto, el lead time de esa reserva es de 14 días. Si esa misma reserva se hiciera el mismo día de la llegada, el lead time sería de 0 días.

Para analizar el comportamiento de tu hotel, lo habitual es trabajar con el lead time medio: la suma de los lead times de todas las reservas de un periodo dividida entre el número de reservas. Y, mejor aún, calcularlo por segmento y por canal, porque un cliente corporativo y un cliente vacacional no reservan con la misma antelación.

Aunque el cálculo es simple, hacerlo a mano para cada huésped lleva mucho tiempo, sobre todo si gestionas un hotel grande con una ocupación alta. Puedes agilizarlo un poco con Excel y las fórmulas adecuadas, pero sigues teniendo que introducir manualmente nombres, fechas de reserva y fechas de llegada. Eso consume tiempo y te aparta de tareas más estratégicas, como trabajar tu estrategia de fair pricing.

Un método mucho más eficiente es usar un software de revenue management. Un RMS simplifica el proceso porque toma los datos directamente de tu channel manager. Para consultar tu lead time, basta con entrar en la plataforma y generar informes sobre el KPI, que se calcula de forma automática. Las curvas de ritmo de reservas (booking pace) también te ayudan a interpretarlo.

Con un lead time alto, la curva de reservas empieza a crecer muy lejos de la fecha de llegada y avanza de forma progresiva. Con un lead time bajo, la curva se mantiene plana durante más tiempo y la mayor parte de las reservas entra en los últimos días antes de la llegada.

¿Por qué es tan importante seguir el lead time?

El comportamiento del consumidor ha cambiado desde la pandemia. En parte se debe a lo imprevisible que se ha vuelto la demanda, pero también a cómo reservan hoy los viajeros, tras el auge de la tecnología y la multiplicación de plataformas y canales de reserva. Antes, los huéspedes planificaban sus viajes con mucha antelación, lo que facilitaba que el hotel se organizara, contara con el personal y los suministros adecuados y ofreciera la mejor experiencia posible. Además, había tiempo para aplicar estrategias alternativas y llenar los periodos de baja demanda. Hoy, en cambio, cualquiera puede hacer una reserva de última hora desde el móvil en cuestión de segundos, y eso hace mucho más difícil predecir el comportamiento del cliente.

Seguir este KPI es una pieza valiosa para entender a tu público objetivo, prever tendencias y anticipar los periodos de alta y baja demanda. Con los datos adecuados empezarás a identificar patrones y a conocer cómo funciona tu mercado. A partir de ahí puedes ajustar tus estrategias de precios y de marketing para vender más habitaciones, a más huéspedes, al precio correcto. El lead time por segmento es, de hecho, uno de los factores clave para calcular tu forecast de demanda.

El lead time en tiempo real con BEONx Spark

Con BEONx Spark, el lead time pasa a ser una señal sobre la que se actúa. BEONx Spark es el primer RMS agéntico, lo que significa que sus agentes de inteligencia artificial deciden y ejecutan el pricing, la distribución y la rentabilidad del hotel 24/7, explicando cada decisión. Tú defines la estrategia y BEONx Spark la ejecuta. Si la ventana de reserva se acorta o se alarga, el agente RevPAR ajusta precios, restricciones y disponibilidad en tiempo real en todos los hoteles del grupo. El agente Net RevPAR mide lo que deja realmente cada reserva, con el coste real por canal y el rendimiento por OTA. El éxito se mide en Net RevPAR y EBITDA.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre lead time y ventana de reserva?

El lead time es la cifra concreta de días entre la reserva y la llegada de una reserva o el promedio de un conjunto de reservas. La ventana de reserva es el periodo completo en el que se concentran las reservas de una fecha de llegada. Analizar el lead time te permite entender cómo es tu ventana de reserva y en qué momento conviene actuar sobre el precio.

¿Un lead time muy corto es una mala señal?

No necesariamente. Algunos segmentos, como el corporativo o el de escapadas de última hora, reservan con poca antelación por naturaleza. Lo importante es compararlo con tu histórico y con tu competencia. Un lead time que se acorta de forma inesperada puede indicar que tus precios no están alineados con la demanda o que ha cambiado el comportamiento de tu cliente.

¿Se puede calcular el lead time por canal de venta?

Sí, y es muy recomendable. Cada canal atrae a un tipo de cliente con hábitos de reserva distintos, así que el lead time de la web propia, de las OTA o de los turoperadores suele ser diferente. Un RMS conectado al channel manager te permite segmentar este KPI por canal sin trabajo manual y detectar dónde llegan antes o después tus reservas.

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