Qué es el forecast hotelero y por qué lo necesitas

El forecast hotelero es la previsión de la demanda futura de un hotel a partir del análisis de datos históricos, de la situación actual y de las tendencias del mercado. Sirve para anticipar cuántas reservas vas a tener en cada fecha y, con esa información, fijar precios, ajustar el inventario y planificar los recursos para ganar más y gastar mejor.

Buena parte de un revenue management eficaz consiste en entender el mercado y anticipar lo que va a pasar. Si sabes cómo se va a comportar la demanda, puedes adaptar tu estrategia de precios y atraer huéspedes tanto en temporada alta como en temporada baja. También puedes dimensionar personal, compras e inventario según el número de clientes que esperas en cada periodo, lo que mejora los costes operativos y ordena los procesos internos. La clave de todo ello está en trabajar con los datos adecuados y elaborar informes de forecast de forma periódica.

El forecast hotelero ha avanzado muchísimo en los últimos años. La explosión de la inteligencia artificial y del big data ha puesto en manos de los hoteles un abanico de herramientas que los hace más competitivos y, en definitiva, más rentables.

Veamos qué es exactamente el forecast hotelero y por qué es imprescindible para tu negocio.

¿Qué es el forecast hotelero?

El forecast hotelero es una herramienta estratégica que analiza las tendencias pasadas para predecir la demanda futura en función de distintos factores. Su objetivo es optimizar la ocupación y fijar los precios más atractivos para aumentar tus ingresos y construir un modelo de negocio rentable para tu hotel.

En esencia, consiste en recopilar y analizar los datos correctos para estimar cuántas reservas es probable que tengas en un momento determinado. Esos datos incluyen las condiciones de venta, la estrategia de segmentación, las desviaciones de tendencia (demanda pasada frente a demanda actual), el lead time y las fluctuaciones del mercado.

En la gestión hotelera hay varios tipos de forecast que deberías incorporar a tu plan de negocio:

• Forecast operativo: para anticipar las necesidades de personal en todas las áreas del hotel (recepción, pisos, restaurante, etc.).
• Forecast financiero: para estimar los resultados económicos y fijar los objetivos financieros en consecuencia.
• Forecast de revenue management: para predecir la demanda futura y aplicar estrategias acordes con la ocupación prevista, con el fin de maximizar los ingresos.

Si quieres profundizar en cómo encaja el forecast con los objetivos económicos del año, te interesa también saber en qué se diferencia el presupuesto anual de las previsiones. En este artículo nos centramos en el forecast de revenue management.

¿Por qué lo necesitas?

El forecast hotelero te ayuda a analizar las tendencias pasadas, anticipar la demanda y prepararte para lo que viene. Con la incertidumbre que vive el sector turístico, sobre todo desde el inicio de la pandemia y las restricciones de viaje que trajo consigo, nunca había sido tan importante. Para entender por qué un buen forecast marca la diferencia en los resultados, puedes leer la importancia de un forecast adecuado en revenue management.

En términos generales, elaborar informes de forecast con regularidad te permite:

• Estimar la rentabilidad futura de tu hotel.
• Planificar estrategias que aumenten tus ingresos.
• Controlar los periodos de alta y baja demanda para estimular las ventas cuando haga falta.
• Prever los recursos necesarios para que la operación funcione sin sobresaltos.
• Optimizar el inventario y la estrategia de precios, incluidas las estrategias de personalización de precios.
• Identificar los segmentos de mercado más rentables y mejorar la experiencia del huésped en línea con la demanda, lo que a su vez refuerza la fidelidad.
• Definir KPI claros para mejorar el negocio.
• Comprobar si vas camino de cumplir los objetivos del presupuesto anual.
• Detectar en qué te has equivocado en el pasado para corregirlo e identificar nuevas fuentes de ingresos.

Todo esto, combinado con tu estrategia general de revenue management, te ayudará a maximizar tus ingresos y tu GOPPAR (beneficio operativo bruto por habitación disponible).

Cómo se hace un forecast hotelero, paso a paso

Estos son los pasos del proceso de forecast hotelero:

1. Recopila datos históricos y tendencias del mercado: noches vendidas (room nights), ADR, RevPAR, ocupación, demanda no restringida, competencia, eventos y tendencias, etc. Te ayuda a entender el comportamiento pasado para anticipar la demanda futura.
2. Identifica patrones y causas: solicitudes rechazadas y denegadas (regrets y denials), cancelaciones, no-shows, etc. Te ayuda a entender por qué se producen los problemas.
3. Analiza el comportamiento de la demanda: ritmo de reservas (booking pace) por segmento, duración y estancia media, lead time por segmento, etc. Te ayuda a diseñar estrategias para cada segmento según sus necesidades y su demanda.
4. Compara resultados: KPI de reservas en cartera (OTB) frente al mismo periodo del año anterior (STLY) por segmento, comportamiento de los grupos, etc. Te ayuda a detectar variaciones en las tendencias del mercado y sus causas.
5. Analiza tu forecast para ajustar tus precios en función de la competencia, del entorno, de los objetivos de la empresa, etc.
6. Revisa tu forecast con regularidad y ajústalo a medida que evoluciona el mercado, idealmente cada semana.

Cómo te ayuda la tecnología en el forecast hotelero

Para elaborar informes de forecast eficaces de forma periódica necesitas las herramientas y la tecnología adecuadas. Te permiten reunir todos los datos necesarios para analizar las tendencias pasadas y ajustar tus estrategias de precios y ocupación con criterio. La mejor solución para ello es un sistema de revenue management (RMS) para hoteles.

El RMS de BEONx combina distintas tecnologías de inteligencia artificial que detectan cambios en el comportamiento del consumidor y aplican ajustes automáticos según las tendencias de la demanda. Además, incorpora el HQI (Hotel Quality Index), que analiza las estrategias de tus competidores y te ofrece recomendaciones de elasticidad del precio, forecast y estrategia de ventas. Todo ello te permite prever cuánto está dispuesto a pagar cada segmento de huéspedes en cada momento. Con esos datos puedes ajustar tus tarifas, tu inventario y tu operación y, en última instancia, generar ingresos constantes para tu hotel. Puedes ver cómo funciona en la página de forecasting de BEONx.

Del forecast a la decisión: BEONx Spark

BEONx Spark es el primer RMS agéntico, es decir, un sistema en el que agentes de inteligencia artificial deciden y ejecutan el pricing, la distribución y la rentabilidad del hotel 24/7, explicando cada decisión. El forecast deja de ser un informe que alguien tiene que interpretar: tú fijas la estrategia y BEONx Spark la ejecuta. Su agente RevPAR fija precios, restricciones y disponibilidad en tiempo real en todos los hoteles del grupo. El agente Net RevPAR mide además lo que deja realmente cada reserva, con el coste real por canal, los cupos y releases de turoperador y el rendimiento por OTA. Los agentes TRevPAR y GOPPAR llegarán próximamente. El éxito se mide en Net RevPAR y EBITDA.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos necesito para hacer un forecast hotelero?

Necesitas datos históricos de noches vendidas, ADR, RevPAR y ocupación, la demanda no restringida, las cancelaciones y no-shows, el ritmo de reservas y el lead time por segmento, y las reservas en cartera comparadas con el mismo periodo del año anterior. A eso se suman datos externos como precios de la competencia, eventos y tendencias del mercado del destino.

¿Cada cuánto conviene revisar el forecast de un hotel?

Lo ideal es revisarlo cada semana y ajustarlo a medida que cambia el mercado. Un forecast que se elabora una vez y no se actualiza pierde valor rápidamente, porque la demanda se mueve con eventos, cambios de precio de la competencia o variaciones en el comportamiento de reserva. Con un RMS la actualización es continua y no depende de hacerlo a mano.

¿En qué se diferencia el forecast operativo del de revenue?

El forecast operativo estima la actividad para dimensionar el personal de recepción, pisos o restaurante. El forecast de revenue management predice la demanda futura por segmento para decidir precios, inventario y restricciones con el objetivo de maximizar los ingresos. Ambos parten de datos parecidos, pero responden a preguntas distintas y los usan equipos diferentes dentro del hotel.

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