Presupuesto anual: cómo elaborarlo y en qué se diferencia de las previsiones

El presupuesto anual de tu hotel tiene en cuenta varios aspectos. Hay que calcular los gastos previstos para el año y establecer estrategias de reducción de costes para que el hotel funcione de forma más eficiente. También hay que tener en cuenta los datos históricos, analizar el comportamiento de la demanda e identificar las tendencias del mercado. En gran medida, esto es similar a la previsión hotelera, que a veces confunde a los gestores hoteleros y a los revenue managers.

Teniendo esto en cuenta, hoy vamos a explicarte qué es un presupuesto anual y en qué se diferencia de tu previsión financiera. Entenderás exactamente qué pasos debes seguir para preparar un presupuesto anual eficaz cada año.

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¿Qué es un presupuesto anual?

Una de las muchas funciones importantes del revenue management es la elaboración del presupuesto anual. La mayoría de los hoteles preparan su presupuesto anual para el año siguiente hacia noviembre o diciembre. Suele ser una tarea compartida, en la que los revenue managers elaboran un presupuesto de ingresos y los directores de hotel trabajan en el presupuesto de costes.

El presupuesto anual tiene varias finalidades. Por un lado, te ayuda a predecir cuál será la ocupación y el RevPAR de tu hotel durante el año siguiente para que puedas asignar costes y planificar tus operaciones internas en consecuencia. Cuanto más preciso sea su presupuesto, más eficientes serán sus operaciones. Un presupuesto anual detallado también te ayudará a planificar los niveles adecuados de inventario y recursos humanos para que estés preparado para periodos de alta y baja ocupación.

En cuanto al informe presupuestario anual en sí, el método contable más utilizado, que debería ser la base de todos sus procesos presupuestarios, es el USALI.

Las siglas USALI significan Sistema Uniforme de Cuentas para la Industria del Alojamiento. En esencia, se trata de un sistema contable específico que utilizan todas las empresas que trabajan en el sector de la hostelería. El sistema incluye una serie de definiciones relativas a los ingresos para que los hoteles puedan realizar un análisis comparativo entre las distintas operaciones y departamentos. Esto incluye las ventas generales de habitaciones, así como los diversos tipos de flujos de ingresos auxiliares dentro de un negocio.

Por qué debe adoptar un enfoque de rentabilidad total con su presupuesto anual

Cuando elabores tu presupuesto anual, es importante que adoptes un enfoque de rentabilidad total. Esto significa trabajar con todos los departamentos del hotel para incluir todos los ingresos y costes auxiliares en el presupuesto anual.

Por ejemplo, los distintos departamentos de un hotel, como el de limpieza o el de restauración, deben crear sus propios presupuestos en función de sus ingresos y gastos previstos. El personal financiero del hotel puede consolidar estos presupuestos en un presupuesto global. El director general puede entonces revisar este presupuesto anual y ajustarlo cuando sea necesario.

Utilizar un enfoque de rentabilidad total ayuda a evitar los silos de información, de modo que se tengan claros todos los costes en los que incurrirá el hotel el año siguiente, incluidos los costes de distribución y los costes de captación de clientes, por ejemplo. De este modo, no habrá sorpresas inesperadas que puedan hacer que se salga del presupuesto al año siguiente.

Presupuesto anual vs presupuesto de previsión: principales diferencias

Los procesos de previsión y presupuestación hotelera son muy similares en cuanto a los pasos que hay que dar. Ambos requieren recopilar datos históricos, analizar el mercado, predecir el comportamiento de la demanda e identificar tendencias. Sin embargo, hay algunas diferencias clave entre los dos conceptos que debe conocer.

Veamos estas diferencias para comprender mejor el enfoque que debes adoptar a la hora de elaborar tu presupuesto anual.

Finalidad y objetivos

La primera diferencia clave se refiere a la finalidad y los objetivos de cada proceso.

El presupuesto anual es un plan estratégico que tiene en cuenta la situación financiera, la tesorería y los objetivos. Te ayuda a cuantificar los ingresos que quieres conseguir en el siguiente ejercicio financiero. Por el contrario, tu previsión anual consiste en predecir los resultados que esperas obtener en la realidad, basándote en tus datos históricos. Aunque ambos procesos funcionan en consonancia, los dos tienen una finalidad muy concreta.

Piensa en tu presupuesto anual como la hoja de ruta que guía la dirección que quieres tomar, y en tu previsión como un reflejo de la dirección que estás tomando realmente. Uno se refiere al establecimiento de objetivos concretos, y el otro a la realidad de tu progreso hacia la consecución de esos objetivos. En otras palabras, si realmente estás cumpliendo o no tu presupuesto anual.

En última instancia, tu presupuesto es tu línea de base, y tu previsión determina qué ajustes necesitas hacer a tus objetivos presupuestarios el año siguiente.

Calendario

La otra diferencia clave entre el presupuesto anual y los informes de previsión se refiere al calendario de cada tarea.

El presupuesto anual es un documento que se crea al final de cada año para preparar el siguiente ejercicio financiero. Si lo prefieres, puedes crear un presupuesto a más largo plazo que anticipe tu crecimiento en los próximos 3 años. Como mínimo, el presupuesto debe elaborarse anualmente.

Tus previsiones, en cambio, suelen calcularse con más frecuencia. Se trata más bien de un informe a corto o medio plazo que debe realizarse al menos una vez al trimestre. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de tu presupuesto de un periodo a otro para que puedas hacer ajustes siempre que sea necesario y evitar situaciones en las que puedas salirte del presupuesto.

You should monitor the information you collect for your financial forecasts on an ongoing basis. This includes market data, consumer trends, demand fluctuations, and competitor rates. That way, you have access to all the metrics you need in real-time. So that you can make data-informed decisions when you create your annual budget each year. This will ensure you are able to clearly define the direction your business needs to take in order to secure revenue growth and build a profitable business model going forward.  

Debes controlar continuamente la información que recopilas para tus previsiones financieras. Esto incluye datos de mercado, tendencias de consumo, fluctuaciones de la demanda y tarifas de la competencia. De este modo, tendrás acceso a todas las métricas que necesites en tiempo real. Así podrás tomar decisiones basadas en datos cuando elabores tu presupuesto anual cada año. Así podrás definir claramente la dirección que debe tomar tu empresa para garantizar el crecimiento de los ingresos y construir un modelo de negocio rentable en el futuro.

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