5 consejos para una reunión óptima sobre Revenue Management en el hotel

Hace tiempo que los profesionales encargados del Revenue Management dejaron de ser los “bichos raros” del hotel.

El resto de compañeros saben o deberían saber la labor que desempeñan y cómo de importante es su función dentro de la comercialización del hotel.

Debemos concienciarnos de que el éxito en la estrategia de precios de un hotel requiere de una colaboración grupal que se traduce en un equipo implicado. La transparencia y la comunicación entre los diferentes departamentos del hotel es básica para una trabajo óptimo.

Tanto si se lanza desde 0 una estrategia de Revenue como si se busca mejorar la estrategia con la que se ha estado trabajando durante años, el tener una disciplina y una interacción fluida entre los diferentes actores implicados en el proyecto hotelero será clave e imprescindible. A continuación podréis encontrar 5 consejos que os recomendamos a la hora de preparar una reunión sobre Revenue Management:

1. ¿Quién debería estar presente en la reunión?

La planificación de las reuniones y poder contar con los responsables del hotel para recopilar información y para la ejecución de nuevas acciones será el punto de partida. En este punto podemos realizar un posible organigrama para una reunión específica sobre Revenue Management y cuáles serían las funciones principales de estos roles dentro de la reunión:

• Manager General. Apoya e impulsa una cultura de generación y captación de ingresos dentro del equipo

• Manager de Reservas. Discute y asesora en el inventario y la gestión de precios de un término a corto y medio plazo.

• Revenue Manager. Responsable de la gestión de ingresos en las diferentes acciones comerciales.

• Director de ventas y marketing. Discute y asesora dentro del proceso de ventas en relación a las condiciones generales del mercado.

• Conferencing Manager. Proporciona información sobre la situación de grupos y gestión de inventario.

• Front Office Manager. Asesora sobre los niveles de satisfacción del cliente y tácticas para aumentar las ventas actuales en vigor. Propone iniciativas de fidelización como valor añadido en la captación.

• Marketing Manager. Proporciona información sobre acciones de marketing enfocadas en mercados o  sub-mercados objetivos.

• Online Manager – Manager Online. Asesora en la reputación a través de la plataforma, la paridad y el canal de disponibilidad online.

2. ¿Con qué frecuencia debería organizarse las reuniones?

Las reuniones deben realizarse al menos una vez a la semana y durante una media de 60 minutos. A modo de análisis más detallado, y para profundizar en diferentes aspectos, sería conveniente realizar una reunión mensual algo más extensa de 90 minutos. La estructura de la reunión consistiría en un análisis de los aspectos abordados en reuniones anteriores con una duración de 20-25 minutos. Esto dejaría 35-40 minutos para una nueva exploración y para analizar posibles medidas a implementar en el futuro. Al finalizar la reunión es recomendable tener un documento donde se hayan anotado las decisiones adoptadas de manera oficial por las diferentes partes implicadas.

3. ¿Con qué información es importante utilizar en la reunión?

La productividad se incrementará al mantener estas reuniones al más alto nivel estratégico. Es muy probable que sólo dispongas de esos 60 minutos para reunir a todo el personal en una misma sala. Por lo tanto, hay que abstenerse de entrar en temas que puedan requerir más tiempo.

Los datos más importantes a debate:

• On the Books.

• Booking Pace por tipo de habitación.

• Booking Pace de eventos especiales.

• Llegadas y salidas.

• Previsiones a 30, 60 y 90 días.

• Datos de los competidores.

• Métricas de reputación online.

Aquellos responsables de Revenue Management que tengan su estrategia automatizada tendrán fácil acceso a la información y una capacidad más acentuada de reacción ante la toma de medidas en cuanto a los precios del hotel.

4. ¿Cuáles son los temas claves a tratar durante la reunión?

Comienza con el panorama general y posteriormente resalta los datos del año fiscal y las variaciones clave en el presupuesto.

Puedes entrar en muchos más detalles, como por ejemplo:

• Ritmo y recogida en los meses actuales y siguientes.

• La demanda por segmentos.

• Los cambios clave de los últimos siete días.

• Identificación de fechas críticas.

• Techo de reservas, ¿Cuántas habitaciones están asignadas al equipo de ventas?

5. ¿Qué convertirá una reunión convencional en una que sea todo un éxito?

Las reuniones exitosas de revenue tienen un flujo lógico ya que gran parte de los datos del resto de departamentos serán decisivos en la planificación futura de la estrategia de precios. Las reuniones deben de congregar a los responsables de cada uno de los departamentos del hotel, sobre todo a los relacionados con la gestión, comercialización y marketing. De esta forma, cuando se establece una nueva estrategia, todo el mundo sabrá lo que tiene que hacer y cuales son las medidas a adoptar.

Una vez haya tenido lugar la reunión, el objetivo pasará a ser la síntesis de la información obtenida y su traducción en mejoras visibles en la estrategia de precios. El éxito de la gestión de Revenue Management depende de una mejora continua y una optimización constante de las acciones estratégicas del hotel.